Ludzie biznesu

Osoba fizyczna, która chce zarejestrować działalność gospodarczą powinna uzbroić się w cierpliwość, która zostanie nagrodzona, gdy firma rozpocznie swoją działalność. Opisujemy krok po kroku, jak zarejestrować własną firmę.

Krok 1 - Urząd gminy/urząd miasta

Pierwsza i najważniejsza wizyta jaką musimy wykonać, to odwiedzenie jednostki administracyjnej, w której zarejestrujemy firmę. W zależności od regionu szukamy w tym celu urzędu miasta/gminy a w nim Wydziału Inicjatyw Gospodarczych, Wydziału Spraw Obywatelskich, Wydziału Działalności Gospodarczej lub inaczej nazwanego wydziału (miasta i gminy mają dowolność w nazywania swojej struktury). To tu złożymy wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Niektóre urzędy oszczędzając czas swój i petentów wprowadziły elektroniczny system wysyłania wniosków. Np. w Warszawie na stronie um.warszawa.pl można wypełnić wniosek przez Internet oszczędzając sobie jedną wizytę w urzędzie. Wniosek w formie elektronicznej najczęściej posiada opis wszystkich działalności gospodarczych, które można zarejestrować na terytorium Polski. Jest to bardzo wygodne narzędzie - dzięki niemu możemy w łatwy sposób dowiedzieć się, która ze sklasyfikowanych działalności pasuję to profilu naszej firmy.

Formularz, który wypełniamy on-line nie różni się od wniosku, który wypełniamy w urzędzie. W obydwu należy podać podstawowe dane osobowe, określić siedzibę, podać Numer Identyfikacji Podatkowej (jeśli taki posiadamy) i datę rozpoczęcia działalności. Na końcu musimy wpisać do wniosku wszystkiego działalności, którymi nasza firma będzie się zajmować na podstawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Regułą jest, iż podczas wypełniania wniosku zgłasza się jak największą liczbę działalności gospodarczych. W późniejszym czasie jeżeli będziemy chcieli rozszerzyć ofertę firmy, unikniemy kolejnej wizyty w urzędzie. Wypełniając wniosek przez Internet trzeba pamiętać, że niektórych działalności jako jednoosobowa działalność gospodarcza nie możemy wykonywać (np. pkd 75.1 - administracja publiczna) i nie powinniśmy ich wpisywać do wniosku.

Po wysłaniu wniosku przez Internet zazwyczaj następnego dnia otrzymujemy telefon z prośbą o stawienie się do urzędu dzielnicy/gminy, w której mieszkamy. Tam albo odbieramy gotowy wpis do ewidencji, albo dokonujemy wraz z urzędnikiem poprawek we wniosku (np. jeżeli wpisaliśmy działalności, które nie mogą być wykonywane przez jednoosobową działalność gospodarczą), co wiąże się z kilkudniowym oczekiwaniem na ostateczny wpis do ewidencji.

Maksymalny okres oczekiwania na wpis wynosi 14 dni od złożenia wniosku. Koszt wizyty w urzędach może być różny. Obecnie zauważalny jest trend rezygnowania z opłat za wpis do ewidencji, ale w niektórych urzędach możemy się jeszcze z nimi spotkać (najczęściej 100 złotych za wpis i 50 zł za późniejsze zmiany we wniosku).

Mieszkańcy gmin w których jednostki samorządowe nie wprowadziły internetowego systemu składania wniosków, niestety muszą osobiście pofatygować się do urzędu i ręcznie wpisać wszystkie działalności PKD, które chcą wykonywać w ramach swojej firmy. Pozostała część procedury od momentu złożenia wniosku, jest identyczna.

Krok 2 - Urząd statystyczny

14 dni od uzyskania wpisu do ewidencji musimy udać się do urzędu statystycznego właściwego dla miejsca rejestracji firmy. Tam wypełnimy druk RG-1, dzięki któremu zostanie nam nadany numer REGON. We wniosku wpisujemy adres siedziby firmy, dane osoby prowadzącej działalność, adres do korespondencji, formę prawno-organizacyjną działalności, datę rozpoczęcia i rodzaj wykonywanej działalności. W czasie wizyty w urzędzie musimy mieć kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji, wraz z oryginałem, oraz dowód osobisty. Po odbiór zaświadczenia o nadaniu numeru REGON stawiamy się w ciągu 7 dni.

Krok 3 - Pieczątka firmowa/ bank

Jeżeli nasza firma będzie rozliczać się z innymi przedsiębiorcami lub z naszych kont będą obsługiwane transakcje przekraczającej równowartość 15 000 euro, musimy mieć firmowy rachunek bankowy. Do jego założenia będzie potrzebny nam dowód osobisty, zaświadczenie o wpisie do ewidencji, nr REGON i zaświadczenie o NIP. Banki przy zakładaniu konta często wymagają również posiadanie pieczątki firmowej, której posiadanie nie jest wymagane przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej.

Krok 4 - Urząd skarbowy

W urzędzie skarbowym załatwiamy kilka spraw. Jeżeli jako osoba fizyczna nie mamy Numeru Identyfikacji Podatkowej, dokonujemy zgłoszenia o nadanie numeru wypełniając druk NIP-1. Ten sam druk wypełniają osoby mające już swój numer, dokonują jednak zgłoszenia aktualizacyjnego. Po nadaniu/aktualizacji numeru przez urząd staje się on NIP-em firmy.

Kolejnym działaniem jest określenie formy opodatkowania. Do wyboru mamy: kartę podatkową, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zasady ogólne (podatek progresywny, w którym próg opodatkowania będzie zmieniał się w zależności od zysków firmy - stawki podatkowe to 19%, 30% i 40 %), oraz podatek liniowy (stała stawka 19%). O optymalną dla nas formę opodatkowania warto spytać się osoby, która będzie obsługiwała księgowość naszej firmy. Niektóre działalności wykluczają korzystanie z pierwszych dwóch form opodatkowania, o czym poinformuje nas urzędnik.

Większość firm w Polsce prowadzących działalność gospodarczych jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług. Nasza firma może być zwolniona z tego obowiązku, jeżeli rodzaj naszej działalności gospodarczej nie wymaga bycia płatnikiem VAT. Jeżeli mamy taką możliwość zwolnienie z VAT-u będzie nas obowiązywało do czasu gdy wartość sprzedaży w naszej firmie za poprzedni rok podatkowy nie przekroczy równowartości 10 000 euro lub gdy sami zrezygnujemy ze zwolnienia z podatku VAT. Warto zauważyć, że zdecydowana większość firm w Polsce jest płatnikiem VAT. Jeżeli nasza firma będzie świadczyła usługi głównie dla innych podmiotów gospodarczych, bycie płatnikiem VAT będzie dla nas korzystne. Jeżeli odbiorcą naszych usług będą klienci detaliczni, korzystniejsze jest zwolnienie z podatku VAT. Dlaczego? Bycie płatnikiem VAT sprawia, że nasze usługi będą droższe o wysokość stawki tego podatku. W chwili zwolnienia z podatku, nasze usługi są tańsze, a więc bardziej konkurencyjne.

Do rejestracji podatnika VAT będzie nam potrzebna kserokopia: dowodu osobistego, zaświadczenia o wpisie do ewidencji i zaświadczenia o nadaniu nr. REGON, kserokopia umowy najmu lokalu lub innego dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu (np. umowę o bezpłatnym użyczeniu mieszkania rodzinnego, w którym będziemy prowadzić działalność).

Krok 5 - Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą musi w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności zgłosić siebie jako osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz płatnika składek ubezpieczeniowych. Aby formalności stało się zadość, musimy wypełnić dwa druki. ZUS ZFA - zgłaszamy siebie jako płatnika składek, oraz ZUS ZUA - zgłaszamy się do ubezpieczenia społecznego. Aby dokonać zgłoszenia będziemy musieli mieć przy sobie: REGON, zaświadczenie o wpisie do ewidencji (konkretnie numer wpisu i nazwę organu prowadzącego rejestr), nr. rachunku bankowego firmy, numer NIP, dokument tożsamości.

Krok 6

Po dokonaniu wszystkich niezbędnych formalności, możemy rozpocząć działania firmy. Należy pamiętać, aby o wszystkich zmianach danych firmy powiadamiać właściwe urzędy i instytucje (ZUS) w terminach przewidzianych we właściwych przepisach. Każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej oraz śledzić bieżące zmiany w prawie dotyczące właścicieli firm.